Mgr. Adam Pilmajer, Mgr. Jan Habanec, Mgr. Petr Pařízek

Definice dlouhodobého plánu

Dlouhodobý plán ve zdravotnictví je nástroj využívaný k rozvržení služeb. Zaměstnavatel, který je v případě zdravotnických zařízení rovněž poskytovatelem zdravotních služeb, určuje jednostranně zaměstnancům písemný rozvrh týdenní pracovní doby a současně naplňuje zákonnou povinnost seznámit zaměstnance s rozvrhem směn nejpozději 2 týdny před začátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena. Výjimku tvoří případy, kdy dojde se zaměstnancem k dohodě na jiné době seznámení. Uvedená povinnost zaměstnavatele, vyplývá z ustanovení § 84 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, ve znění dalších předpisů (dále jen „zákoník práce“).

S ohledem na potřeby zdravotnictví tak dochází k situaci, kdy zaměstnavatel vytváří dlouhodobý plán, který reaguje na jeho personální možnosti a nutnost stálého pokrytí pracovních míst. Nutno ovšem podotknout, že zákon neukládá povinnost dlouhodobý plán vytvářet a jeho vypracovávání je typicky rozhodnutím zaměstnavatele, ať už např. na základě rozhodnutí managementu nebo na základě kolektivní smlouvy.

Dlouhodobé plány v rámci zdravotnictví lze vytvářet do maximální délky 26 týdnů, či v případě zakotvení v kolektivní smlouvě do maximální délky 52 týdnů, což je při nerovnoměrném rozvrhování pracovní doby rovněž délka vyrovnávacího období, jak vyplývá z ustanovení § 78 odst. 1 písm. m) zákoníku práce. Výsledkem dlouhodobého plánu je tak rozvržení pracovní doby zaměstnanců v dlouhodobém časovém úseku. Postup s vytvářením dlouhodobého plánu však zakládá i celou řadu otázek a nesrovnalostí, na které se v tomto článku budeme chtít zaměřit a přiblížit je čtenáři.

Dodržování a změny v dlouhodobém plánu

Jak jsme již uvedli, zaměstnavatel má povinnost vypracovat písemný rozvrh týdenní pracovní doby, kdy s tímto musí seznámit zaměstnance nejpozději do 2 týdnů před začátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena, pokud se nedohodne se zaměstnancem jinak.

Lhůtu pro seznámení se s rozvrhem týdenní pracovní doby lze upravit dohodou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, přičemž zákon explicitně neupravuje limitní hodnoty této lhůty. Na základě logického výkladu příslušného ustanovení lze dojít k závěru, že lhůta nesmí být kratší jednoho kalendářního dne, přičemž pokud by byla, neměl by zaměstnanec možnost jakkoliv na změnu reagovat, či se jí přizpůsobit.

Zaměstnavateli rovněž zůstává možnost rozvrh týdenní pracovní doby libovolně měnit, ovšem pouze za splnění předpokladu, že budou zaměstnanci v příslušné lhůtě o změně písemně informování (jedná se o výše uvedenou lhůtu v zákonném rozsahu 2 týdnů, či smluvním dle dohody stran). Zákon v tomto ohledu neurčuje jakékoliv limitace zaměstnavatele měnit již vydaný rozvrh týdenní pracovní doby, avšak rovněž nevylučuje možnost zaměstnavatele toto své právo dobrovolně smluvně omezit.

V praxi se se smluvním omezením setkáváme spíše výjimečně, nicméně není neobvyklé, že zaměstnavatel limituje své možnosti provádění změn rozvrhu týdenní pracovní doby tak, aby zaměstnancům zůstávala co nejvyšší míra jistoty. Tento přístup ovšem není využíván v situacích, kdy jsou rozvrhy týdenní pracovní doby připravovány pro kratší časové úseky (typicky po jednotlivých měsících), ale spíše pro opravdu dlouhodobé plány, při kterých je nutné reflektovat personální potřeby, nebo kdy zaměstnavatel bude chtít poskytnout svým zaměstnancům benefit v podobě stabilního rozvrhu směn.

Dlouhodobé plány nejsou právní úpravou nijak výslovně regulovány a mohou být vytvořeny pro libovolně dlouhé období, tedy jak na celý (kalendářní) rok dopředu, tak i na pouhý měsíc. Jakákoliv kratší doba než jeden měsíc se však jeví jako neefektivní a přináší pouze nadměrnou administrativní zátěž. Zákon rovněž neupravuje povinnost jakékoliv kontinuity či opakování, takže pokud si zaměstnavatel dlouhodobý plán nastaví jako roční, není problémem, pokud navazující plán bude kratší nebo delší. Dlouhodobý plán rovněž teoreticky nemusí pokrývat celé období roku, nýbrž může být vypracován pouze pro specifická období, jako jsou například letní prázdniny.

Jak již bylo rozebráno výše, je dlouhodobý plán v rámci pojetí zákoníku práce abstraktním pojmem, proto lze snadno nabýt dojmu, že s ohledem na minimalistickou právní úpravu nemá dlouhodobý plán vysokou důležitost a tudíž není třeba se jím striktně řídit. Zde však dochází ke střetu s platnou právní úpravou, přičemž v momentu, kdy je dlouhodobý plán představen zaměstnancům, je tento plán závazný pro obě strany a měly by se dle něj řídit. Zaměstnavatel by se měl vyvarovat zásadních změn, nicméně v případě potřeby je možné tyto plány měnit s tím, že případné změny je třeba zaměstnancům sdělit nejméně 14 dní dopředu (pokud není v pracovní či kolektivní smlouvě sjednáno jinak).

Pokud zaměstnavatel potřebuje vytvořit přehledový dokument, na základě kterého např. vypočítá nebo naplánuje dovolené jednotlivých zaměstnanců, je možné vytvořit koncept ročního plánu, dle kterého se bude interně řídit. Vůči zaměstnancům pak bude vydávat např. měsíční plány, které mohou přímo kopírovat koncept dlouhodobého plánu, avšak při zohlednění aktuální situace. Koncept ročního plánu tak může sloužit pouze jako interní vodítko, nikoliv jako závazný dokument, kterým by zaměstnavatel určoval zaměstnancům jejich přítomnost v práci. Interní postupy si tedy může nastavit každý zaměstnavatel podle svých potřeb, je však vhodné důsledně je předem analyzovat.

Dlouhodobý plán a vyrovnávací období

Dalším tématem, které je potřeba zmínit, je souvislost dlouhodobého plánu a vyrovnávacího období. Institut „vyrovnávacího období“ ukládá zaměstnavateli povinnost zajistit dodržení průměrných odpracovaných hodin (stanovené týdenní pracovní doby, či dohodnuté zkrácené týdenní pracovní doby) u zaměstnanců s nerovnoměrným rozvržením pracovní doby. Jedná se například o situaci, ve které mají zaměstnanci směny nastavené v intervalech tzv. krátkých a dlouhých týdnů – na konci vyrovnávacího období tedy musí dojít k zprůměrování všech hodin tak, aby u každého zaměstnance vycházela průměrná týdenní pracovní doba dle jeho úvazku a směnnosti (tedy typicky 37,5 hodin pro plný úvazek v nepřetržitém směnném provozu), tedy zákonný limit (pokud není sjednána pracovní doba kratší). V jednotlivých týdnech tedy mohou zaměstnanci tento limit překračovat, avšak následně pak musí být tento přesah kompenzován nižším vytížením, tedy menším počtem hodin v jiných týdnech v rámci vyrovnávacího období.

V každém případě musí být dodržovány přestávky v práci a další práva zaměstnanců. Vyrovnávací období může být zaměstnavatelem stanoveno na maximálně 26 týdnů. Lze sjednat i období až 52 týdnů, avšak tato varianta je možná pouze, pokud je sjednána v kolektivní smlouvě. Nutno podotknout, že právě 52 týdnů je v praxi nejoblíbenější varianta, a to z důvodu, že umožňuje rozmělnit vysoké množství odpracovaných hodin v letních měsících vzniklých z vykrývání dovolených do ostatních měsíců, kdy naopak v dostupných kapacitách mohou být rezervy. Vyrovnávací období není nutně vázáno na dílčí dlouhodobé plány (např. jejich délku), pouze stanovuje jejich limity tak, aby nedocházelo k překračování zákonem stanovené týdenní pracovní doby zaměstnance.

Dále upozorňujeme, že dlouhodobý plán musí splňovat veškeré podmínky pracovní doby a doby odpočinku, s výjimkou striktního dodržování zákonné týdenní pracovní doby, jelikož tato je rozvrhována nerovnoměrně a kompenzována skrze vyrovnávací období. Dlouhodobý plán tedy musí dodržovat maximální zákonem stanovenou délku směny, která nesmí přesáhnout 12 hodin bez započtení přestávek na jídlo a oddech.

Přestávku v práci v trvání nejméně 30 minut je nutné zaměstnanci poskytnout nejdéle po 6 hodinách nepřetržité práce. Pokud byla přestávka rozdělena, musí mít každý úsek alespoň 15 minut, přičemž přestávky se nezapočítávají do pracovní doby. Pro jistotu uvádíme, že přestávky nelze poskytnout na začátku a konci pracovní doby.

Zaměstnavatel je rovněž povinen rozvrhnout pracovní dobu tak, aby zaměstnanec měl mezi koncem jedné směny a začátkem následující směny nepřetržitý odpočinek po dobu alespoň 11 hodin, přičemž za určitých podmínek lze nepřetržitý odpočinek mezi směnami zkrátit na 8 hodin s tím, že další doba odpočinku bude o tuto dobu prodloužena. V rámci týdenního rozvrhu práce je pak nutné, aby zaměstnavatel rozvrhnul pracovní dobu tak, aby zaměstnanec měl nepřetržitý odpočinek v týdnu v trvání alespoň 35 hodin.

Specifický režim nalezneme též u práce v noci, přičemž zde délka noční směny zaměstnance obecně nesmí překročit 8 hodin v rámci 24 hodin po sobě jdoucích. Není-li to z provozních důvodů možné, což je pro zdravotnictví zcela typické, je zaměstnavatel povinen rozvrhnout stanovenou týdenní pracovní dobu tak, aby průměrná délka noční směny nepřekročila 8 hodin v rámci vyrovnávacího období, jak je definováno výše, přičemž při výpočtu průměrné délky směny zaměstnance pracujícího v noci se vychází z pětidenního pracovního týdne. Za noční směnu se považuje taková směna, kde jsou alespoň 3 hodiny odpracovány v čase 22-6. V případě nočních směn je tak možné, aby docházelo k stanovení delších směn i po sobě jdoucích, avšak při výpočtu průměrné délky směny ve vyrovnávacím období je nutno vycházet ze zásady pětidenního pracovního týdne. Pokud zaměstnanec odpracuje např. 2 noční 12hodinové směny, z pohledu vyrovnávacího období měl 3x 8hodinovou směnu.

Dlouhodobý plán v praxi

V praxi českého zdravotnictví se nejtypičtěji setkáváme se třemi základními způsoby, jak se s dlouhodobým plánem pracuje.

1. Dlouhodobý plán je tvořen a dodržován

V tomto režimu zaměstnavatel tvoří dlouhodobý plán typicky na kalendářní rok dopředu (období 52 týdnů musí být předem schváleno kolektivní smlouvou; v opačném případě je maximum 26 týdnů) a následně se snaží o jeho maximální dodržování a reálné plány skutečně odpovídají z drtivé většiny dlouhodobým plánům.

Takové nastavení je z pohledu zákona zcela v pořádku a typicky se s ním setkáváme u menších kolektivů s omezenou vzájemnou zastupitelností, kde zaměstnavatel ví, že by bez dlouhodobého plánování (zejména vč. dovolených) mohl mít zásadní problém s pokrytím provozu.

2. Dlouhodobý plán je tvořen, nicméně plánování probíhá na měsíční bázi

V tomto režimu zaměstnavatel sice tvoří dlouhodobý plán, nicméně pro plánování na měsíční bázi je využíván minimálně či zcela vůbec. Jak jsme vysvětlili výše, i tento režim je v pořádku, pokud je dlouhodobý plán chápán pouze jako interní koncepční nástroj a dokud zaměstnanci dostávají plán svých směn min. 2 týdny před začátkem období, na nějž je pracovní doba rozvržena (čili typicky 2 týdny před začátkem měsíce, na který je plán tvořen), pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem nedohodne jinak.

Nejběžnější je situace, kdy zaměstnavatel tvoří koncept dlouhodobého plánu až na 52 týdnů dopředu. Pokud se jedná o čistě koncepční nástroj, pak není zakotvení období v kolektivní smlouvě nezbytné, je však vhodné.

Zaměstnavatel si v tomto případě musí dát pozor, aby bylo zřejmé, že se jedná pouze o koncepční nástroj pro budoucí plánování směn, které následně probíhá typicky na měsíční bázi, a aby tyto měsíční plány zaměstnancům poskytl s adekvátním předstihem.

S tímto modelem se setkáváme zejména u větších zdravotnických zařízení, kdy velikost kolektivu nejen umožňuje, ale často i vyžaduje flexibilnější plánování, nicméně koncept dlouhodobého plánu existuje buď např. z potřeby plánování dovolených a jiných nepřítomností, z kolektivní smlouvy či z historických důvodů.

3. Dlouhodobý plán není tvořen a zaměstnavatel plánuje na měsíční bázi

V tomto režimu zaměstnavatel dlouhodobý plán netvoří a plánuje na měsíční bázi. Vzhledem k tomu, že zákon zaměstnavateli neukládá povinnost tvorby dlouhodobého plánu, je i tento režim zcela v pořádku, nevzniká-li povinnost zaměstnavateli z kolektivní smlouvy. Zaměstnavatel si ovšem musí ohlídat, aby zaměstnancům poskytnul plán směn s adekvátním předstihem, tj. 2 týdny před začátkem období, na nějž je pracovní doba rozvržena, není-li dohodnuto jinak.

Tento režim zároveň nijak neomezuje zaměstnavatele ve využívání vyrovnávacího období, které může být 26 týdnů dlouhé (resp. 52 týdnů v případě, že je tak ujednáno v kolektivní smlouvě).

Závěrem

V praxi se setkáváme ohledně dlouhodobých plánů s celou řadou mýtů, zejména zda jsou povinné a zda a jakým způsobem je třeba je dodržovat. Cílem tohoto článku je přinést do této oblasti detailní právní pohled a ukázat hned několik způsobů, jak se k této problematice lze v praxi postavit tak, aby byly splněny všechny právní náležitosti.

V případě zájmu o právní konzultaci můžete kontaktovat:
MUDr. Mgr. Jiří Nezdařil, SEDLAKOVA LEGAL
jiri.n@sedlakovalegal.com
https://www.sedlakovalegal.cz/

V případě zájmu o představení aplikace Rozpis služeb.cz pro plánování směn ve zdravotnictví můžete kontaktovat:
Mgr. Petr Pařízek, Rozpis služeb.cz
parizek.petr@rozpissluzeb.cz
https://www.rozpissluzeb.cz